4 Checklist WFH Penting buat Kamu: Insight dari CEO Dicoding

Kamis (7/5/202) lalu CEO Dicoding berbagi materi “Transformasi Karyawan Working from home” di Dicoding LIVE. Intisari dari sesi tersebut terangkum dalam tulisan ini. Mari kita simak!

Working from Home, the new normal

Tulisan ini adalah merupakan praktik transformasi karyawan Dicoding ke Working from Home dalam dua bulan terakhir.  Rilis Januari 2015, kami merupakan perusahaan dengan visi mencetak SDM terbaik untuk negeri. Kami berusaha untuk memberikan standar tertinggi dalam mencetak developer yang sesuai dengan kebutuhan industri. Sebagai contoh, kami tidak akan pernah bisa berkompromi dalam menetapkan standar kelulusan

Standar tinggi ini juga kami terapkan ke bagaimana kami memperlakukan karyawan dicoding. Mereka harus mendapatkan hak terbaik sebagai seorang karyawan dan sebagai orang tua. Saat mereka menjadi orang tua, ada hak-hak anak mereka. Di sinilah implementasi lain yang nyata dari visi Dicoding dalam mencetak SDM terbaik untuk Indonesia.

Oleh karena itu WFH ini adalah sebuah solusi untuk mendukung visi kami. Karena kami tidak mau karyawan kami sibuk memberikan yang terbaik untuk developer Indonesia tapi tidak memiliki waktu untuk buah hatinya. Jadi WFH adalah salah satu target jangka panjang yang sudah direncanakan 

Namun implementasi dari WFH dipercepat dengan adanya pandemi, sebagai ikhtiar kami dalam mengutamakan keselamatan. Jadi Dicoding sudah bersiap sebenarnya menghadapi WFH. 

Apa saja persiapan yang sudah lama kami lakukan? Apakah kriteria  seseorang sudah siap WFH atau belum?  

Checklist WFH

#1 SKILL INDIVIDU

Ada 3 (tiga) komponen penting di sini, yakni:

• Growth mindset 

Tentunya sebagai perusahaan edukasi, growth mindset berperan sebagai komponen penting. Seperti apa? 

Seseorang yang memiliki growth mindset percaya bawah talenta itu dapat dibentuk melalui kerja keras, strategi yang tepat, dan input dari yang lain. Mereka biasanya memiliki produktivitas lebih baik dibandingkan dengan yang percaya bahwa talenta adalah bawaan lahir (fixed mindset). Hal ini karena mereka lebih memfokuskan energi untuk belajar.

Saat sebuah perusahaan mengutamakan growth mindset maka karyawan akan lebih berkomitmen dan selalu termotivasi. Karyawan menganggap pekerjaan adalah tantangan dan kesempatan untuk belajar. Pada saat menemukan tantangan yang sama mereka bisa menyelesaikan dengan lebih efektif. Karyawan akan lebih mengutamakan kolaborasi dan inovasi. Dua hal ini adalah faktor kunci sustainability. 

Mayoritas engineer growth adalah indikator kepuasan yang tingkatannya lebih tinggi dibandingkan dengan kepuasan mendapatkan uang. Oleh karena itu Dicoding menjadikan growth plan individu sebagai agenda prioritas perusahaan. Anggaran edukasi adalah investasi terbesar kami. Saat ini tim academy, review, product, technology, bahkan bisnis semua sudah memiliki sertifikasi global.

Saat mayoritas orientasi pekerjaan sudah fokus pada dampak, maka hasil terbaik akan didapat.

• Kemampuan komunikasi.

Ini adalah skill yang mutlak dibutuhkan untuk mendukung WFH, baik itu komunikasi secara lisan maupun tulisan. Kenapa? Karena pada saat kita berdiskusi secara virtual akan ada konteks yang hilang.   

• Manajemen waktu 

Skill paling penting yang harus dimiliki setiap orang. Waktu berlaku sama untuk siapapun. Pengusaha yang paling sukses maupun seorang yang belum sukses memiliki 24 jam yang sama. Namun dampak yang berbeda timbul karena manajemen waktu yang berbeda.

#2 KAKAS (TOOLS) 

• Kakas eksternal untuk produktivitas 

Dicoding menggunakan beberapa kakas eksternal untuk mendukung produktivitas. Kami menggunakan teams karena mendapat paket startup Microsoft.

Selain itu kami juga menggunakan Jira untuk tim product, Trello untuk mayoritas tim, Planyway untuk tim academy, dan Timedoctor untuk semua karyawan. Semua tools yang digunakan legal.

• Kakas dashboard internal untuk memantau kerja 

Kami juga menggunakan beberapa dashboard internal untuk memonitor KPI. Sayangnya pada saat WFH diterapkan belum semua KPI dapat dimonitor secara real time di dashboard internal kami. Saat ini baru sekitar 50% dari KPI yang dapat dimonitor secara real time. Sisanya masih menggunakan spreadsheet.

• Peralatan dan perlengkapan kerja

Sebanyak 70% karyawan kami adalah anak kosan. Beberapa tidak memiliki meja dan kursi sama sekali. Kalaupun ada meja atau kursi, standarnya jauh dengan meja dan kursi yang kami sediakan di kantor. Mayoritas tim juga membutuhkan monitor.

Tanpa pikir panjang kami memperbolehkan tim yang membutuhkan untuk mengangkut meja, kursi, keyboard, mouse, monitor, hingga bracketnya ke kosan atau rumahnya. Plus reimburse untuk go box..

Apa hasilnya? 100% mengatakan produktivitasnya meningkat. Rata-rata peningkatan produktivitas sekitar 70%. Kami juga memberikan reimburse paket data internet untuk mendukung produktivitas selama WFH.  Ini seperti kami mendapat tenaga 14 orang baru. Jadi biaya reimburse diatas jadi investasi yang luar biasa. 

#3 PROTOKOL 

• Manajemen Distraksi Eksternal 

Kalau masih single distraksinya adalah HP, bantal, guling, dan kasur. Tapi kalau sudah punya anak distraksinya berbeda. Oleh karena itu harus sepakati sinyal kerja dengan keluarga di rumah. Selain itu juga diharuskan menginformasikan jam kerja aktif kepada manajer dan rekan kerja.

• Protokol Komunikasi Internal

Jadi kalau lagi jam kerja kalau mau sering update update status jangan cuma di social media. Tapi kalau update status di teams sesering mungkin justru akan bagus. Karena rekan kerja kita jadi tahu kita sedang garap apa. Minimal kalau lagi fokus coding bisa set do not disturb.

Kami mewajibkan meeting stands up wajib untuk setiap tim setiap harinya. Meeting ini tidak harus dengan video call. Bisa juga dengan call saja atau bahkan dengan chat yang disepakati jamnya.

Jadi salah satu tips dalam WFH adalah kita harus over communicate. Komunikasinya agak lebay ya tak apa.  Harus bisa se deskriptif mungkin dan pakai emoji untuk memperlihatkan mood kita.

Nature kerja setiap tim ini kan berbeda. Ada tim yang pekerjaannya familiar dengan distraksi, misalnya tim customer service. Ada tim yang ada kalanya harus super fokus saat ngoding, misalnya tim product atau engineering. Oleh karena itu penting bagi setiap tim untuk menginformasikan response time nya.

Saat kita melakukan komunikasi via teams/chat dan lebih dari 5x bolak balik maka disarankan untuk langsung angkat telp. Jangan lupa untuk segera menuliskan hasil diskusi setelahnya.

#4 CULTURE 

• • Pastikan membuat agenda yang jelas saat akan mengundang meeting. Saat mengundang meeting untuk membahas sesuatu pastikan hanya mengundang yang perlu hadir saja. 

• • Jika Anda diundang meeting bersifat diskusi dan pengambilan keputusan. Pastikan Anda berkontribusi, kalau dirasa tidak bisa berkontribusi lebih baik menunggu meeting summary.

• • Setelah meeting usai. Pastikan ada waktu untuk mencatat hasil meeting dan membacakan ulang hasil meeting tersebut. Meeting harus ontime, jika ada yang tidak bisa hadir, pastikan meeting direkam.

• • Jangan ubah jam, ritme, dan kebiasaan di hari kerja normal.  

• • Buat rencana kerja harian. Jika banyak tugas yang tidak bisa dikerjakan selesai dalam satu hari buat rencana kerja mingguan. Usahakan setiap tugas besar dibuat jadi tugas kecil yang bisa di-set sebagai done.

• • Buat tempat kerja senyaman mungkin. Misalnya letakkan cemilan di tempat yang terjangkau. Kemudian hal-hal yang bisa membuat distraksi usahakan diletakkan di tempat yang sulit untuk dijangkau.

• • Kita sebagai manusia butuh distraksi. Duduk terus di depan laptop pun sangat berbahaya. Jadi memang harus rutin break setiap 1 atau 2 jam maksimal untuk melakukan distraksi rutin. Idealnya sesuatu yang menyenangkan / singkat / bisa di set sebagai terselesaikan.

Belum pasti kapan pandemi ini akan berakhir. Namun bagi kami WFH adalah the new normal. Growth mindset akan membuat setiap perusahaan dan individu relevan dengan tantangan zaman. Itu yang akan merawat kolaborasi dan inovasi. Jangan pernah ragu untuk berinvestasi.

4 Checklist WFH Penting buat Kamu: Insight dari CEO Dicoding-end